Una factura electrónica es un documento, generado y mantenido de forma electrónica, que sustituye a la factura tradicional, pero con idéntico valor legal y fiscal que última ésta.
Hay que diferenciar entre una factura electrónica con validez legal y fiscal, y una factura enviada en formato electrónico. Esta no dejaría de ser un fichero que contiene una factura pero el envío y almacenamiento del original deberá ser en papel.
Una factura enviada o reciba por correo electrónico en un fichero sin firmar digitalmente no puede considerarse una factura electrónica con validez legal y fiscal en tanto en cuanto ese fichero tiene que estar firmado con una firma electrónica avanzada.
La factura es un documento generado electrónicamente, con el mismo contenido y validez tributaria que la factura tradicional en papel. El Real Decreto 1496/2003 aprueba el reglamento que regula esta modalidad de facturación.
La legislación actual basándose en la firma electrónica establece tres principios básicos que se deben garantizar y que son exigibles a la facturación:
Goza de unas condiciones de seguridad e integridad superiores a las facturas tradicionales. Los medios electrónicos utilizados deben garantizar la autenticidad del origen de las facturas electrónicas, así como su contenido.
La factura debe estar firmada electrónicamente, con un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. En e-factur@ CAI, el emisor no precisa certificado propio, ya que delega la firma digital en CAI.
No es necesario, aunque si se exige que el cliente destinatario haya dado su consentimiento a este sistema de forma expresa (propuesta de carta de aceptación), para todas las facturaciones futuras.
No, con la e-factur@ CAI tanto el emisor como el receptor disponen de un historico de facturas para consultarlas en cualquier momento, imprimirlas, etc. así como otros documentos adicionales guardados.
El Emisor (vendedor/proveedor) genera las facturas pudiendo incluir otros documentos adicionales. Después se le notifica al pagador mediante un correo electrónico y/o un mensaje SMS. Además con la e-factur@ CAI el proveedor puede gestionar las órdenes de cobro de facturas.
El Receptor (cliente destinatario de la factura) revisa las facturas y documentos adicionales y las descarga a través de ficheros estandarizados. Después comunica la aceptación o rechazo de la factura al proveedor generando otro correo electrónico. Si el receptor es titular del servicio e-factur@ CAI también puede gestionar las órdenes de pago de las facturas recibidas.
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